Eine Plattform statt fünf Insellösungen

Das Ausgangsbild: fünf Werkzeuge, die nicht miteinander reden

In den meisten Unternehmen ist die Software nicht geplant worden, sie ist gewachsen. Die Kundenliste liegt in Excel, die Angebote in einem Ordner auf dem geteilten Laufwerk, die Zeiterfassung in einem Cloud-Tool, die Rechnungen in der Buchhaltungssoftware. Jedes einzelne Werkzeug tut, was es soll. Nur weiß keines davon, was in den anderen steht.

Die Folge ist Doppelarbeit, die niemand mehr wahrnimmt, weil sie zum Alltag gehört. Eine neue Adresse wird an drei Stellen gepflegt, ein Auftragsstatus per E-Mail nachgefragt, ein Dokument als Anhang verschickt, weil es keinen Ort gibt, an dem es einfach liegt. Wenn jemand kündigt oder ausfällt, geht das Wissen darüber mit, welche Datei die aktuelle ist. Und Auswertungen über alles zusammen gibt es nicht, weil es kein Zusammen gibt.

Was ein Kundenportal konkret leistet

Ein Kundenportal ist keine zweite Website. Es ist der Ort, an dem Ihre Kunden das selbst erledigen, wofür sie heute anrufen oder schreiben. Sie sehen den Stand ihrer Aufträge, laden Unterlagen hoch, ziehen Rechnungen und Dokumente, geben Angebote frei oder melden ein Problem. Was dort passiert, landet direkt in Ihren Daten und nicht in einem Postfach, das jemand abarbeiten muss.

Der andere Teil ist das, was intern sichtbar wird. Rollen und Freigaben bestimmen, wer welche Vorgänge sieht und wer etwas ändern darf. Vertrieb, Projektleitung und Buchhaltung arbeiten auf denselben Datensätzen statt auf drei Kopien davon. Jede Änderung ist nachvollziehbar, weil sie protokolliert wird.

• Rollen und Freigaben: differenzierte Rechte für Mitarbeitende, externe Partner und Kunden, bis auf einzelne Vorgänge herunter.
• Selbstbedienung für Kunden: Stammdaten, Aufträge, Anfragen und Freigaben, ohne dass jemand bei Ihnen etwas abtippt.
• Dokumente an einem Ort: Angebote, Verträge, Rechnungen und Nachweise am Vorgang statt im Anhang einer E-Mail.
• Automatische Dokumentengenerierung: Rechnungen und Berichte entstehen aus den Daten, nicht aus einer kopierten Vorlage.
• Status und Historie: wer wann was geändert hat, nachvollziehbar für beide Seiten.
• Auswertungen über den gesamten Bestand, weil die Daten erstmals an einer Stelle liegen.

Anbindung an das, was schon läuft

Eine neue Plattform ersetzt selten alles. Der Shop bleibt, die Buchhaltung bleibt, das Ticketsystem bleibt. Sinnvoll ist deshalb nicht der große Austausch, sondern die Verbindung: Bestellungen aus Shopify laufen als Vorgänge in die Plattform, Zahlungen werden über den vorhandenen Dienstleister abgewickelt und automatisch zugeordnet, Tickets hängen am richtigen Kunden. Für die Anmeldung nutzen Ihre Mitarbeitenden die Konten, die sie ohnehin haben, etwa über Microsoft Entra ID.

Bei Systemen ohne offene Schnittstelle geht es trotzdem, nur anders. Für eine Bauunternehmung habe ich die Bausoftware RIB iTWO 4.0 angebunden, damit Fahrzeugkosten nicht mehr manuell übertragen werden müssen. Welcher Weg der richtige ist, entscheidet sich an der jeweiligen Schnittstelle, nicht an einer Grundsatzhaltung. Was am Ende zählt, ist dass eine Information einmal erfasst wird und danach überall stimmt.

In Schritten statt Big Bang, und danach der Betrieb

Projekte dieser Art scheitern selten an der Technik, sondern daran, dass zu viel auf einmal gewollt wird. Deshalb beginnt es mit dem Prozess, der heute am meisten Handarbeit kostet, meist Aufträge oder Rechnungen. Dieser eine Teil geht produktiv, wird benutzt und korrigiert, erst danach kommt der nächste. Sie sehen früh, ob die Richtung stimmt, und Ihr Team gewöhnt sich Stück für Stück daran statt an einem Stichtag.

Nach dem Launch hört es nicht auf. Die Anwendung läuft auf Infrastruktur, die ich selbst verantworte, Updates werden ohne Ausfall eingespielt, Monitoring und Backups gehören dazu. Architektur und Betrieb sind dokumentiert, damit die Lösung nachvollziehbar bleibt. Weiterentwicklung läuft in kleinen, abgestimmten Schritten weiter, weil ein System, das benutzt wird, sich verändert.